我们在采购办公家具的时候常常被推荐密集架或是密集柜，有人就想要知道密集架和密集柜有什么区别，其实密集架和密集柜在说法上不同，本质上是一样的产品。密集架，或者说是密集柜，在办公家具行业十分受欢迎，是一款在档案管理功能上十分强大的产品。密集架的储存量非常大，能够存放的资料数量比普通文件柜多得多。密集架单组的常规尺寸是H2400*W900*D560mm，而普通文件柜的常规尺寸是H1800*W900*D390mm，在高度和深度上都高于普通文件柜，而且还可以根据客户的需要进行加高加宽加深，当多组密集架结合起来这种优势会更加明显。密集架属于定制型的产品，内部空间是可以调整的。一般情况下密集架内部空间分为六层，可以根据我们的储存需要进行增加或减少，同时定制好的密集架内部的隔板是可以自由调整高度的，在设计上考虑了档案资料管理工作的灵活性，让我们可以大化的利用密集架的空间。最后一点，也是密集架的一个突破传统的地方，密集架是由不同组列结合组成的，每列密集架可以根据档案管理人员的操作进行移动。这也是很多单位选择使用密集架的原因，封闭式的密集架更有利于资料的保存，自由移动的架体能帮我们节省不少空间，在节省人力物力的同时保证了档案管理工作的效率。无论密集架还是密集柜，本质上都是一样的，具有储存量大、节省空间、操作灵活的优点，在档案资料管理中发挥着重要的作用。


俗话说时间就是金钱，现在的公司对于工作时间的规定越来越弹性化，并不要求员工一定要加班或者延长工作时间，而是要求大家能够在有限的时间内高效率的完成工作。以前我们的档案管理工作大部分依靠人工完成，要付出较大的人力成本和时间成本，而智能档案密集柜的出现则改变了这种情况。智能档案密集柜的出现把档案管理人员从繁重的工作中解放出来，帮助公司降低了经营成本，因而受到很多单位的青睐。智能档案密集柜是一种定制产品，市场中的厂家众多，我们在挑选时一定要重视他们的定制能力。定制，顾名思义就是为单独客户量身定做，对智能档案密集柜厂家的设计能力是有要求的。我们选择一个厂家之前，要了解清楚有没有专业的设计团队，如果只是凭借经验想当然的定制，那么在生产中就会产生很多问题，我们提出的需求也不能得到有效的完成，最终的结果很可能是定制出的密集柜不能满足使用要求。


一个厂家的定制能力还体现在具体的实行上，定制是一个双方沟通的过程，我们提出需求，厂家的团队根据我们这些需求来设计生产。如果厂家不能很好的领会我们的要求，双方沟通不在一个频道上，那么即使有设计团队也不能保证将我们的需求有效实现，所以说定制也要看沟通。有了专业的设计团队，也能够完成有效的沟通，还要看的就是智能档案密集柜厂家的生产能力。如果不能把设计很好的转化为生产，那么我们的设计也就没有了意义，厂家的生产技术、生产设备、生产实力也是定制能力的体现。


档案管理工作在公司的经营发展中起着很重要的作用，是对公司经营发展史的一种记录，能够让我们总结以往经营中的优点，在此基础上制定未来经营发展的方向。许多不了解的人觉得档案管理工作就是简单的保管一下档案资料，不用太过重视，但事实上恰恰相反，正规的单位会使用智能密集柜进行资料管理，并设立专门的岗位负责档案管理工作。公司经营中的许多资料是不对外公开的，有的涉及到了经营的商业机密，刑法中还制定了相关的侵犯商业秘密罪，由此我们也能看出档案资料管理的重要性。智能密集柜为了保护档案资料安全专门设计了权限保密功能，除了公司规定的档案管理人员之外其他人是不能进行智能密集柜相关操作的。智能密集柜的管理系统中设立了权限保密功能，档案管理人员可以为智能密集柜系统设置密码，可以实现密码的分级管理，比如操作级人员只能操作架体和借还档案，而管理员级用户就可以进行数据库权限内的相关操作，这样能保证一些重要的档案文件不被泄露。智能密集柜权限保密功能的另一个作用是能帮助我们追溯档案资料的存取记录，如果公司在经营中出现了疑似商业机密泄露的情况，我们就可以查询智能密集柜的相关操作记录，确认可能存在的问题，防患于未然，一旦出现问题也为我们追责提供了相关依据。大家一定不要将档案管理工作简单的视作保存档案文件而已，要充分利用智能密集柜权限保密功能，建立档案资料的分级管理系统，保护经营资料不被泄露。